Your browser (Internet Explorer 6) is out of date. It has known security flaws and may not display all features of this and other websites. Learn how to update your browser.
X

Posts tagged ‘email’

Articles

TOEFL 50: คำเริ่มและคำจบจดหมายทางธุรกิจ – อย่างมืออาชีพ

วันนี้เรามาตอบ email จากคุณอมรรัตน์ ซึ่งเป็นคำถามนี้น่าจะได้ประโยชน์กับหลายๆ คนที่ต้องเขียน email เป็นภาษาอังกฤษ


Q: เรียน อ.สิระ ก่อนอื่นสวัสดีค่ะ และขอบคุณที่ตอบกลับมาค่ะ หนูอยากเรียนถามอาจารย์ว่า มีคำลงท้ายจดหมายอะไรบ้างเพราะหนูอยากได้คำใหม่ๆ ในการเขียน e-mail กับลูกค้าต่างประเทศค่ะ รบกวนช่วยแนะนำให้ด้วยน่ะค่ะ ขอขอบคุณมาล่วงหน้าน่ะค่ะคุณอมรรัตน์


ครับเป็นคำถามที่ดี (และยากเหมือนกันครับ) เนื่องคำขึ้นต้นและคำลงท้ายของจดหมายและ email มีการเปลี่ยนแปลงไปตามยุคสมัยและวัฒนธรรมองค์กรนะครับ หากเราจะใช้คำว่า “Yours sincerely”, “Yours faithfully”, “Sincerely”, “Yours truly”, “Regards”, “Yours obediently” หรือแม้กระทั่งจะใช้ “Best regards” – ตัวที่เป็นมาตราฐานที่ผมใช้เป็นประจำก็ได้ครับ – ก็ถูกต้อง หากแต่เราต้องการเจาะลึกในเรื่องดังกล่าว ลองอ่านบทความทั้งหมดดูครับ


คำเริ่มและคำจบจดหมาย และ/หรือ email อย่างเป็นทางการ


1. จดหมายอย่างเป็นทางการเพื่อสมัครงานหรือติดต่อบุคคลที่เราไม่เคยรู้จัก

Dear Sir / Madam,

I am writing to apply for …….

จบด้วย:

I look forward to hearing from you. –

Yours faithfully,

 

2. จดหมายโต้ตอบทางธุรกิจอย่างเป็นทางการ

Dear Mr. Smith (Dear Ms. Smith),

I am writing to enquire about your prices

จบด้วย:
An early reply would be appreciated / I look forward to hearing from you at your earliest convenience.

Yours sincerely,

 

3. จดหมายที่ใช้อ้างอิงอย่างเป็นทางการเช่นจดหมายแนะนำตัว

To whom it may concern:

I write with reference to Ms Smith…

จบด้วย:

Yours faithfully,

 

4. จดหมายทางธุรกิจที่ต้องการสร้างความเป็นมิตรและคุ้นเคย

Dear (+ first name),

Just a quick note to remind you about

จบด้วย:

Best regards, / Best wishes, / Kind regards,

 

5. Email หรือจดหมายภายในองค์กร

(ไม่ต้องมี Dear หรือ To)

Could you…….

จบด้วย

Thanks, / Cheers, / Ciao,

 

ผมเติมคำสุดท้าย “Ciao” ไว้ให้เพื่อที่อยากให้มัน cool หรือเท่ห์หน่อยครับ ปัจจุบัน trend ขอการพูดภาษาต่างชาติเล็กๆ น้อยๆ ก็กำลังมาแรงเมื่อกันในอเมริกา ผมเข้าใจว่า Ciao เป็นภาษาอิตาลีนะ ครับใช้สำหรับทั้ง Hello และ Good Bye นะครับ ผมเห็นคำนี้ใช้บ่อยมากครับในช่วงหลังนี้ และนี้ก็เป็นข้อสรุปได้อย่างหนึ่งว่าถึงแม้อิตาลีจะล้มเหลวในด้านเศรษฐกิจ, แพ้สงครามโลก, แต่ก็ยังเป็นผู้นำใน เรื่องของ lifestyle ของชาวตะวันตกและมีอิทธิพลอยู่ในระดับโลกอยู่เรื่อยๆ ผมกำลังจะรอวันที่คำว่า Sawadee จะได้นำมาใช้ขึ้นต้นหรือลงท้ายจดหมาย ซักวันหนึ่งนะครับ 555

แล้วคุยกันอีกครับ 🙂

 


Articles

TOEFL 41: รูปแบบการเขียนจดหมายภาษาอังกฤษที่ถูกต้อง!

Q: เรียน ดร.สิระ คำถามที่สงสัย -การย่อหน้าและการขึ้นบรรทัดใหม่มีความหมายอย่างไรสำหรับการเขียน เช่น…

 

แบบที่ 1
*********
*********

+++++++++
+++++++++

แบบที่2
********
*********
++++++++
+++++++++

ทั้ง 2 แบบต่างกันอย่างไรทางงานเขียนเพราะบางครั้งหนูสังเกตเห็นการขึ้นบรรทัดใหม่ที่ไม่ย่อหน้าด้วยค่ะ – คุณ Nichamorn

A: สิ่งที่คุณ Nichamorn ถามผมคงเป็นเรื่องของ template ในการเขียนจดหมายธุรกิจใช่ไหมครับ?

หากใช่ การเขียนจดหมายทางธุรกิจมี 3 รูปแบบคือ (ซึ่งผมได้ทำ file jpeg เป็นรูปแบบทิ้งไว้ให้ด้านล่างของจดหมายทั้งสามประเภทเลยครับ)

  • Block Form
  • Indented Form
  • Simplified Style Form

สำหรับการเลือกขึ้นอยู่กับ style หรือ culture ของแต่ละองค์กรนะครับไม่มีรูปแบบใดถูกผิดครับ หากแต่ในความเห็นของผม block form กำลังได้รับความนิยมเพราะอ่านง่ายและพิมพ์ง่ายนะครับ (block คืออันที่ไม่มี indentation หรือย่อหน้านะครับ) และหลักการของการเขียนจดหมายแบบ block form มีดังนี้…


  • ขึ้นต้นด้วยชื่อผู้เขียน, ที่อยู่, โทรศัพท์ และ email (จำเป็นอย่างยิ่งในปัจจุบัน)
  • เว้นบรรทัด 2 บรรทัดก่อนกรอกวันที่
  • เว้นอีก 2 บรรทัดก่อนใส่ชื่อผู้รับ, ตำแหน่ง, บริษัท, และที่อยู่
  • เว้นบรรทัดเดียว ขึ้นต้นด้วยคำว่า Dear แต่อย่าลืมใช้ : สำหรับธุรกิจ และ , สำหรับจดหมายถึงเพื่อน
  • เว้นบรรทัดแล้วเขียนจดหมาย
  • หากขึ้นย่อหน้าใหม่ไม่ต้องกด Tab เพื่อทำการย่อหน้า หากแต่ให้เว้นบรรทัดเลย
  • จบท้ายและลงลายเซ็น สามารถอ่านเรื่อง คำเริ่มและคำจบจดหมายทางธุรกิจ – อย่างมืออาชีพ ได้

 

ขอให้สนุกสนานกับการเขียนจดหมายครับ – ผมลืมไปแล้วครับว่าได้เขียนจดหมาย “จริงๆ” เมื่อไรนะครับ


Block Form



Indented Form



Simplified Style Form


Articles

TOEFL 16: วิธีใช้คำขึ้นต้นในการเขียนจดหมายและ email ในธุรกิจอย่างถูกต้อง

Q: ดิฉันรบกวนอาจารย์ ดร.สิระ ช่วยอธิบายนำหน้าของคำในการขึ้นต้น Email ถึง Supplier ต่างประเทศดังนี้ค่ะ Dear, Hi, Hello, ชื่อผู้รับ mail เช่น Yuwadee ว่ามีความหมายต่างกันอย่างไร ดิฉันไม่กล้าใช้คำ อื่นๆ นอกจากคำว่า Dear เลยค่ะ เวลาที่ส่ง mail out ให้ Supplier แต่เวลาที่ได้รับ mail ตอบกลับจะเห็นว่าเขามีการใช้คำที่แตกต่างช่วงแรกๆ จะเป็น Dear Yuwadee แล้วเปลี่ยนเป็น Hi Yuwadee หรือ Hello Yuwadee และล่าสุดเมื่อดิฉันมีการ CC ให้กับคนอื่นด้วย เขาก็ใช้ชื่อ Yuwadee โดยไม่มี คำอื่นนำมาก่อนค่ะ ขอบคุณอาจารย์มากค่ะ – คุณยุวดี (Jenny)


การเรียนภาษานั้นอาจจะต้องเป็นการเรียนรู้ขนบธรรมเนียมประกอบไปด้วย ดังนั้นคำถามของคุณยุวดีจึงเป็นคำถามที่ดีมากสำหรับการนำมาใช้เป็นบทเรียน online ครับ

ผมขอตอบเป็นประเด็นดังนี้ครับ…

  • Dear > Hello > Hi เป็นคำทักทายที่เรียงจากทางการสู่ไม่เป็นทางการ โดย Hi เราเราจะใช้กับเพื่อนครับ หากต้องง่ายและเป็น business ใช้ Dear ตลอดก็ไม่เสียหายครับ สำหรับคำเดียวที่เป็นข้อยกเว้นที่ผมว่าไม่ควรใช้คือ “Hey you” คำนี้ไม่สุภาพครับ หากแต่ผมได้ยินคนที่ขายของให้ชาวต่างชาติชอบให้กันบ่อยครับ อาจจะเป็นเพราะเป็นการเรียนรู้จาก “ฝรั่งขี้นก” ที่มาเดินก็เป็นได้ครับ 555
  • ไม่แปลกนัก สำหรับนักธุรกิจโดยเฉพาะทางอเมริกาที่จะเรียกชื่อโดยใช่ firstname ซึ่งจะต่างจากธรรมเนียมแบบของไทยที่จะมีคำว่า “คุณ” นำหน้า หรือจะเหมือนกับคำว่า “ซัง” ตามหลังในภาษาญี่ปุ่น หรือหากต้องการให้ formal ในประเทศ Europe เราจะเรียกคนที่ติดต่อทางธุรกิจด้วย lastname และในประเทศที่ conservative มากๆ ก็จะต้องมี Mr., Ms. หรือ Mrs. นำหน้า ครับฝรั่งนั้นก็มีธรรมเนียมที่แตกต่างกันมากๆ ครับ
  • หากเป็นทางการให้ใช้ Mr. Lastname หรือ Ms. Lastname ได้ทุกกรณี (ไม่ต้องใช้ Mrs. ก็ได้ครับ)

แล้วคุยกันอีกครับ

ดร.สิระ สุทธิคำ