Your browser (Internet Explorer 6) is out of date. It has known security flaws and may not display all features of this and other websites. Learn how to update your browser.
X

Posts tagged ‘letter’

Articles

TOEFL 41: รูปแบบการเขียนจดหมายภาษาอังกฤษที่ถูกต้อง!

Q: เรียน ดร.สิระ คำถามที่สงสัย -การย่อหน้าและการขึ้นบรรทัดใหม่มีความหมายอย่างไรสำหรับการเขียน เช่น…

 

แบบที่ 1
*********
*********

+++++++++
+++++++++

แบบที่2
********
*********
++++++++
+++++++++

ทั้ง 2 แบบต่างกันอย่างไรทางงานเขียนเพราะบางครั้งหนูสังเกตเห็นการขึ้นบรรทัดใหม่ที่ไม่ย่อหน้าด้วยค่ะ – คุณ Nichamorn

A: สิ่งที่คุณ Nichamorn ถามผมคงเป็นเรื่องของ template ในการเขียนจดหมายธุรกิจใช่ไหมครับ?

หากใช่ การเขียนจดหมายทางธุรกิจมี 3 รูปแบบคือ (ซึ่งผมได้ทำ file jpeg เป็นรูปแบบทิ้งไว้ให้ด้านล่างของจดหมายทั้งสามประเภทเลยครับ)

  • Block Form
  • Indented Form
  • Simplified Style Form

สำหรับการเลือกขึ้นอยู่กับ style หรือ culture ของแต่ละองค์กรนะครับไม่มีรูปแบบใดถูกผิดครับ หากแต่ในความเห็นของผม block form กำลังได้รับความนิยมเพราะอ่านง่ายและพิมพ์ง่ายนะครับ (block คืออันที่ไม่มี indentation หรือย่อหน้านะครับ) และหลักการของการเขียนจดหมายแบบ block form มีดังนี้…


  • ขึ้นต้นด้วยชื่อผู้เขียน, ที่อยู่, โทรศัพท์ และ email (จำเป็นอย่างยิ่งในปัจจุบัน)
  • เว้นบรรทัด 2 บรรทัดก่อนกรอกวันที่
  • เว้นอีก 2 บรรทัดก่อนใส่ชื่อผู้รับ, ตำแหน่ง, บริษัท, และที่อยู่
  • เว้นบรรทัดเดียว ขึ้นต้นด้วยคำว่า Dear แต่อย่าลืมใช้ : สำหรับธุรกิจ และ , สำหรับจดหมายถึงเพื่อน
  • เว้นบรรทัดแล้วเขียนจดหมาย
  • หากขึ้นย่อหน้าใหม่ไม่ต้องกด Tab เพื่อทำการย่อหน้า หากแต่ให้เว้นบรรทัดเลย
  • จบท้ายและลงลายเซ็น สามารถอ่านเรื่อง คำเริ่มและคำจบจดหมายทางธุรกิจ – อย่างมืออาชีพ ได้

 

ขอให้สนุกสนานกับการเขียนจดหมายครับ – ผมลืมไปแล้วครับว่าได้เขียนจดหมาย “จริงๆ” เมื่อไรนะครับ


Block Form



Indented Form



Simplified Style Form


Articles

TOEFL 16: วิธีใช้คำขึ้นต้นในการเขียนจดหมายและ email ในธุรกิจอย่างถูกต้อง

Q: ดิฉันรบกวนอาจารย์ ดร.สิระ ช่วยอธิบายนำหน้าของคำในการขึ้นต้น Email ถึง Supplier ต่างประเทศดังนี้ค่ะ Dear, Hi, Hello, ชื่อผู้รับ mail เช่น Yuwadee ว่ามีความหมายต่างกันอย่างไร ดิฉันไม่กล้าใช้คำ อื่นๆ นอกจากคำว่า Dear เลยค่ะ เวลาที่ส่ง mail out ให้ Supplier แต่เวลาที่ได้รับ mail ตอบกลับจะเห็นว่าเขามีการใช้คำที่แตกต่างช่วงแรกๆ จะเป็น Dear Yuwadee แล้วเปลี่ยนเป็น Hi Yuwadee หรือ Hello Yuwadee และล่าสุดเมื่อดิฉันมีการ CC ให้กับคนอื่นด้วย เขาก็ใช้ชื่อ Yuwadee โดยไม่มี คำอื่นนำมาก่อนค่ะ ขอบคุณอาจารย์มากค่ะ – คุณยุวดี (Jenny)


การเรียนภาษานั้นอาจจะต้องเป็นการเรียนรู้ขนบธรรมเนียมประกอบไปด้วย ดังนั้นคำถามของคุณยุวดีจึงเป็นคำถามที่ดีมากสำหรับการนำมาใช้เป็นบทเรียน online ครับ

ผมขอตอบเป็นประเด็นดังนี้ครับ…

  • Dear > Hello > Hi เป็นคำทักทายที่เรียงจากทางการสู่ไม่เป็นทางการ โดย Hi เราเราจะใช้กับเพื่อนครับ หากต้องง่ายและเป็น business ใช้ Dear ตลอดก็ไม่เสียหายครับ สำหรับคำเดียวที่เป็นข้อยกเว้นที่ผมว่าไม่ควรใช้คือ “Hey you” คำนี้ไม่สุภาพครับ หากแต่ผมได้ยินคนที่ขายของให้ชาวต่างชาติชอบให้กันบ่อยครับ อาจจะเป็นเพราะเป็นการเรียนรู้จาก “ฝรั่งขี้นก” ที่มาเดินก็เป็นได้ครับ 555
  • ไม่แปลกนัก สำหรับนักธุรกิจโดยเฉพาะทางอเมริกาที่จะเรียกชื่อโดยใช่ firstname ซึ่งจะต่างจากธรรมเนียมแบบของไทยที่จะมีคำว่า “คุณ” นำหน้า หรือจะเหมือนกับคำว่า “ซัง” ตามหลังในภาษาญี่ปุ่น หรือหากต้องการให้ formal ในประเทศ Europe เราจะเรียกคนที่ติดต่อทางธุรกิจด้วย lastname และในประเทศที่ conservative มากๆ ก็จะต้องมี Mr., Ms. หรือ Mrs. นำหน้า ครับฝรั่งนั้นก็มีธรรมเนียมที่แตกต่างกันมากๆ ครับ
  • หากเป็นทางการให้ใช้ Mr. Lastname หรือ Ms. Lastname ได้ทุกกรณี (ไม่ต้องใช้ Mrs. ก็ได้ครับ)

แล้วคุยกันอีกครับ

ดร.สิระ สุทธิคำ